Het is weer zover; de btw-aangifte! Ik weet zelf nog toen ik de eerste keer mijn btw-aangifte deed dat het erg ingewikkeld kan zijn. Daarom leg ik in deze handleiding voor beginners direct uit hoe je de btw-aangifte het beste kunt doen.

Tip: klik hier & doe gemakkelijk aangifte met e-boekhouden. Probeer het 15 dagen gratis!

Wat is de btw-aangifte?

Wanneer je voor de btw-ondernemer bent, moet je elk kwartaal aangifte doen over je omzetbelasting. Wanneer je producten of diensten levert dan moet je hier btw over rekenen, afhankelijk van het type product of dienst 9% of 21%.

Je kunt hier vervolgens de btw die je hebt betaalt voor producten of diensten weer vanaf trekken, dit heet ook wel de voorbelasting.

Het verschil tussen beide is uiteindelijk het bedrag aan btw dat je moet betalen of ontvangt. Wil je berekenen hoeveel btw je betaalt? Neem dan een kijkje bij onze gratis calculator.

Wanneer moet je btw-aangifte doen?

Op enkele uitzonderingen na, doen de meeste ondernemers hun btw-aangifte elk kwartaal. De belastingdienst hanteert vervolgens een uiterste betaaldatum; dit is de datum waarop het btw-bedrag ook op de rekening van de belastingdienst moet staan. Let hier goed op; wanneer het geld te laat binnen is kan de belastingdienst je een forse boete opleggen.

De deadlines voor de omzetbelasting zijn:

  • 1e kwartaal: op de laatste dag van april
  • 2e kwartaal: op de laatste dag van juli
  • 3e kwartaal: op de laatste dag van oktober
  • 4e kwartaal: op de laatste dag van januari het volgende jaar

In sommige gevallen kan je ook binnen een andere periode aangifte doen:

  • Maandelijks: wanneer je veel investeert, kan het aantrekkelijk zijn om maandelijks aangifte te doen, aangezien je de btw dan sneller terugontvangt.
  • Jaarlijks: wanneer je minder dan €1.883 btw per jaar betaalt en aan verschillende voorwaarden voldoet, kan je de belastingdienst vragen om eens per jaar aangifte te doen.

Wat heb je nodig voor je btw-aangifte?

Persoonlijk raad ik het altijd aan om een goede administratie aan te houden. Dit kan bijvoorbeeld in Excel, maar het is vaak eenvoudiger om een gratis programma als 123 boekhouden te gebruiken.

Voor je btw-aangifte heb je de volgende gegevens nodig:

  • Totale ontvangen omzet (in de verschillende btw-tariefschijven)
  • Betaalde kosten (verdeeld in verschillende btw-tariefschijven)
  • Eventueel te verrekenen btw over goederen en diensten in het buitenland

De factuurdatum is leidend voor het moment van de aangifte. Let dus op de datum op de factuur, zodat je deze binnen het juiste kwartaal aangeeft.

Btw-aangifte invullen

Het invullen van de aangifte is redelijk eenvoudig, wanneer je alle gegevens goed hebt bijgehouden. Het softwareprogramma van 123 Boekhouden doet dit automatisch voor je en je kunt hier ook direct je aangifte versturen. Het is echter ook mogelijk om je aangifte zelf naar de belastingdienst te sturen.

Vul hiervoor duidelijk steeds al je omzet in en de btw die je hebt ontvangen. Vergeet ook niet om omzet in het buitenland aan te geven; dit is verplicht, zelfs wanneer je er geen btw over hebt betaald. Ten slotte vul je nog het bedrag in dat je aan voorbelasting hebt betaald en dit kan je hier weer vanaf trekken. Op die manier weet je uiteindelijk precies hoeveel btw je moet betalen of hoeveel je ontvangt.

Wanneer je btw moet betalen, is het verstandig om dit direct te doen. Op die manier voorkom je een boete wanneer je de btw te laat betaalt!

Tips bij het doen van je btw-aangifte

  • Juiste periode: doe btw-aangifte op basis van de factuurdatum en niet het moment van betalen.
  • Zakelijke reizen & etentjes: er bestaan veel speciale regels voor zakelijke reizen en etentjes, zoek daarom goed op welk deel je mag aftrekken.
  • Bewijs: zorg altijd voor een bonnetje of factuur, anders mag je de btw niet aftrekken van de belastingdienst.
  • Vrijstelling: sommige producten en diensten zijn vrijgesteld van de btw, denk hierbij bijvoorbeeld aan journalistiek en onderwijs.
  • Aanloopkosten: bewaar goed alle betaalde kosten voor het oprichten van je onderneming, ook deze zijn gewoon aftrekbaar.
  • Valuta: bij buitenlandse bedragen geldt de wisselkoers op het moment van de factuur.
  • Kleine ondernemingsregeling (KOR): wanneer je minder dan €20.000 omzet hebt per jaar, hoef je helemaal geen btw af te dragen.

Advies van een adviseur

Heb je nog steeds moeite met je btw-aangifte of heb je te maken met vrij unieke omstandigheden? Dan kan het verstandig zijn om een financieel adviseur in te huren.